• Ruimtereservatie

Weet wie jouw kolf-, gebeds- en stilteruimtes gebruikt en wanneer ze leeg staan

Waarom onze tool Offyce Spaces?

Een kolfruimte met een bezet-bordje, een gebedsruimte waarvan niemand goed weet hoe je er toegang toe krijgt, een belcel die om negen uur al de hele dag “bezet” lijkt. De ruimtes die zijn geplaatst om aan de Arbowet te voldoen of om een inclusieve werkplek te bouwen, verdwijnen zonder boekingssysteem al snel in een grijze zone: niemand weet zeker of ze vrij zijn, hoe vaak ze gebruikt worden, of wie er verantwoordelijk is zodra het filter aan vervanging toe is.

Ruimtekompas lost dat op met één app voor medewerkers en één dashboard voor facilitair beheer, gebouwd rond de ruimtes die Offyce al jarenlang ontwerpt en plaatst: kolfruimtes, gebedsruimtes, stilteruimtes, belcellen en vergaderruimtes. Geen aparte hardware, geen IT-project: een QR-sticker op de deur is voldoende om te starten.

Voor medewerkers

Vind en boek een vrije ruimte in seconden

De medewerker-app opent met drie routes: vinden, boeken of inchecken. Boeken toont meteen de eerstvolgende vier vrije tijden: het volledige dagoverzicht zit netjes weggeklikt achter “Alle tijden tonen”. Geen omweg via een gedeelde agenda of een planning die toch nooit klopt.

  • Drie tabbladen: Ruimtes, Boeken, Meer — geen overbodige schermen
  • Voorzieningen en “iets melden” per ruimte, ingeklapt tot nodig
  • Werkt voor kolf-, gebeds-, stilte-, bel- en vergaderruimtes tegelijk

Voor medewerkers

Inchecken met een QR-code: geen app nodig

Scannen kan met de camera van elke telefoon; niemand hoeft iets te installeren. Wie de app wél gebruikt, kan ook de ingebouwde scanner gebruiken. Elke code bevat de licentie van uw organisatie, dus een sticker die per ongeluk bij een andere organisatie terechtkomt, opent bij u nooit iets.

  • Eigen QR-encoder, geen afhankelijkheid van een externe dienst
  • Sticker met logo, ruimtenaam en locatie, of een kale code
  • Eén A4 met alle codes, klaar om af te drukken en op te hangen

Voor medewerkers

Anoniem waar het moet, transparant waar het kan

Kolf- en stilteruimtes worden standaard anoniem geboekt: er verschijnt geen naam bij, niet voor collega’s en niet voor facilitair beheer. Wie liever niet toelicht waarom een ruimte nodig is, tikt op de fluistermodus: het scherm wordt een gewone leespagina zonder huisstijl, met een stille hulpvraag die rechtstreeks en zonder details bij facilitair terechtkomt.

  • Vaste, terugkerende boekingen zonder dat een naam zichtbaar wordt
  • Privacytekst in drie regels, volledige uitleg pas na doorklikken
  • Eén tik feedback na afloop, geen formulier

Klaar om te zien hoe uw ruimtes écht gebruikt worden?

Ga aan de slag met onze demo. Of bel +32 (09) 385 72 41 — we denken graag mee over welke ruimtes bij uw organisatie passen.
Ontvang de demo per mail

Voor facilitair beheer

Eén dashboard in plaats van losse telefoontjes

Het overzicht beperkt zich bewust tot vier kerncijfers:  bezetting, wachtrij, open meldingen, service nodig aangevuld met maximaal drie aandachtspunten. Elk aandachtspunt heeft een knop die meteen naar het juiste scherm springt, zodat een probleem nooit verdrinkt in een lange lijst.

  • Bezetting en wachtrij per ruimtesoort in één analysetabel
  • Zoeken en filteren op naam, locatie of ruimtesoort
  • Ruimteprofiel per ruimte: voorzieningen, toegang, deursticker

Voor facilitair beheer

Onderhoud voordat het een probleem wordt

Elke unit staat gegroepeerd op urgentie: nu inplannen, bon loopt, binnenkort, of geen actie. Draaiuren, serienummer, garantie en restwaarde staan klaar in het unitdetail zodra u ze nodig heeft, en een waarschuwing over luchtkwaliteit springt vanzelf bovenaan voordat een medewerker het zelf komt melden.

  • “Service inplannen” als centrale, altijd zichtbare actie
  • Garantie en draaiuren per unit, geen los rekenblad meer
  • Meldingen van medewerkers komen rechtstreeks op dezelfde plek binnen

Voor facilitair beheer

Weet welke ruimte u nodig heeft, vóór u een offerte aanvraagt

De catalogus begint met een aanbeveling op basis van gebruik: het type ruimte dat structureel vol zit, komt vanzelf bovenaan. Filter verder op ruimtesoort, aantal personen, beschikbare breedte en budget. Een unit toevoegen als nieuwe ruimte en een offerte aanvragen bij Offyce zijn twee losse, duidelijk gescheiden stappen.

  • Aanbevolen units op basis van bezetting, niet op onderbuikgevoel
  • Rechtstreekse link naar productfiche en offerteaanvraag
  • Dezelfde catalogus als de werkplekconfigurator van Offyce

Voor facilitair beheer

Toon aantoonbaar dat welzijn en inclusie werken

De welzijns- en inclusie-index vat beschikbaarheid, wachttijd en tevredenheid samen in één cijfer van 0 tot 100, met een beschikbaarheidsgarantie per ruimtesoort voor een kolfruimte bijvoorbeeld: toegang binnen 15 minuten, als doelstelling 98% van de tijd. Alles is exporteerbaar naar csv of een afdrukbare versie, zonder dat er ooit een naam aan een score hangt.

  • Eén index in plaats van losse, moeilijk te vergelijken cijfers
  • Exporteerbaar voor HR-rapportage, audit of jaarverslag
  • Berekend zonder enige registratie van wie een ruimte gebruikte

Klaar om te zien hoe uw ruimtes écht gebruikt worden?

Ga aan de slag met onze demo. Of bel +32 (09) 385 72 41 — we denken graag mee over welke ruimtes bij uw organisatie passen.
Ontvang de demo per mail

Voor IT

Onder uw eigen domein, met uw eigen huisstijl

Vul in Beheer → Eigen domein het gewenste (sub)domein in, bijvoorbeeld ruimte.uwbedrijf.be, en Ruimtekompas toont meteen het exacte CNAME-record dat bij uw domeinbeheerder ingesteld moet worden. Na de controle draait de omgeving verder onder uw naam. De app is bovendien te installeren als icoon op het beginscherm, op iOS en Android, zonder tussenkomst van een app store.

  • Eigen (sub)domein via CNAME, met automatische serververificatie
  • Installeerbaar als webapp, geen app store nodig
  • Voorbereid op meerdere vestigingen binnen één licentie

Voor IT

Uw ruimtes, uw meldingen nooit gedeeld met een andere organisatie

Elke licentie is een eigen, volledig afgeschermde werkomgeving. Er loopt in de code geen enkel pad waarlangs de ene organisatie de ruimtes, boekingen of meldingen van een andere kan zien. Zelfs Offyce zelf ziet in de interne beheerconsole alleen pakket, aantal ruimtes en looptijd per klant: nooit ruimtenamen, reserveringen of meldingen.

  • Eén licentie per organisatie, strikt van elkaar gescheiden
  • Rollen op maat: medewerker, facilitair beheerder, Offyce-beheer
  • Ook Offyce zelf heeft geen inzage in uw ruimte- of boekingsgegevens

Waarom kiezen voor Offyce Spaces?

Wettelijke zekerheid zonder extra werk

De Arbowet verplicht een geschikte, afsluitbare kolfruimte met privacy en een comfortabele zitplaats. Ruimtekompas houdt per ruimte bij welke voorzieningen aanwezig zijn en signaleert wat ontbreekt — vóór het een klacht wordt.

Rendement op wat u al heeft

Een kolf-, stilte- of vergaderruimte die niemand kan vinden, is een investering die stilstaat. Inzicht in bezetting laat zien welke ruimtes u vaker nodig heeft en welke overbodig zijn vóór u in extra vierkante meters investeert.

Werknemerswelzijn dat u kunt tonen

Een goed werkende kolf-, gebeds- of stilteruimte draagt bij aan hoe gewaardeerd medewerkers zich voelen. Ruimtekompas maakt dat meetbaar via de welzijnsindex, zonder ooit een naam aan een cijfer te hangen.

1. Wat is Spaces Offyce?

Ruimtekompas is de software van Offyce waarmee medewerkers gesloten ruimtes op kantoor: kolfruimtes, gebedsruimtes, stilteruimtes, belcellen en vergaderruimtes vinden, boeken en inchecken via QR-code, en waarmee facilitair beheer in één dashboard ziet hoe die ruimtes gebruikt worden.

2. Werkt het ook met ruimtes die niet van Offyce zijn?

Ja. Elke ruimte kan met een eigen profiel worden toegevoegd, ongeacht de leverancier. De catalogus met aanbevolen units komt uit het Offyce-assortiment, maar dat is een suggestie bij uitbreiding — geen voorwaarde om het systeem te gebruiken.

3. Moeten medewerkers een app installeren?

Nee. Scannen kan met de camera van elke telefoon, zonder installatie. Wie dat wil, kan Ruimtekompas ook als icoon op het beginscherm zetten, op iOS en Android — dat is een keuze, geen vereiste.

4. Is de app AVG-proof?

Kolf- en stilteruimtes worden standaard anoniem geboekt en de welzijnsindex wordt berekend zonder koppeling naar een individuele medewerker. Elke licentie draait bovendien in een volledig van andere klanten gescheiden omgeving: ook Offyce zelf heeft geen inzage in uw ruimte- of boekingsgegevens.

5. Kan de app onder jouw domeinnaam draaien?

Ja. Via Beheer → Eigen domein koppelt u een (sub)domein van uw eigen organisatie met een CNAME-record; na verificatie draait de omgeving daaronder verder.

6. Wat is de kostprijs?

Ruimtekompas werkt met licentiepakketten op basis van het aantal ruimtes en vestigingen. Omdat dat sterk verschilt per organisatie, stellen we liever samen een voorstel op: vraag een demo aan en we rekenen het voor uw situatie door.

7. Hoe snel kunnen we starten?

Zodra de licentie actief is, print u de QR-stickers vanuit Beheer → QR-codes en hangt u die bij de ruimtes op. Vanaf dat moment kunnen medewerkers meteen vinden, boeken en inchecken.

Een vrijblijvende scan van jouw werkomgeving?

Aarzel niet en zeg

Laten we praten
Leadinfo certified