Ruimtereservatie

De medewerker-app opent met drie routes: vinden, boeken of inchecken. Boeken toont meteen de eerstvolgende vier vrije tijden: het volledige dagoverzicht zit netjes weggeklikt achter “Alle tijden tonen”. Geen omweg via een gedeelde agenda of een planning die toch nooit klopt.

Scannen kan met de camera van elke telefoon; niemand hoeft iets te installeren. Wie de app wél gebruikt, kan ook de ingebouwde scanner gebruiken. Elke code bevat de licentie van uw organisatie, dus een sticker die per ongeluk bij een andere organisatie terechtkomt, opent bij u nooit iets.

Kolf- en stilteruimtes worden standaard anoniem geboekt: er verschijnt geen naam bij, niet voor collega’s en niet voor facilitair beheer. Wie liever niet toelicht waarom een ruimte nodig is, tikt op de fluistermodus: het scherm wordt een gewone leespagina zonder huisstijl, met een stille hulpvraag die rechtstreeks en zonder details bij facilitair terechtkomt.

Het overzicht beperkt zich bewust tot vier kerncijfers: bezetting, wachtrij, open meldingen, service nodig aangevuld met maximaal drie aandachtspunten. Elk aandachtspunt heeft een knop die meteen naar het juiste scherm springt, zodat een probleem nooit verdrinkt in een lange lijst.

Elke unit staat gegroepeerd op urgentie: nu inplannen, bon loopt, binnenkort, of geen actie. Draaiuren, serienummer, garantie en restwaarde staan klaar in het unitdetail zodra u ze nodig heeft, en een waarschuwing over luchtkwaliteit springt vanzelf bovenaan voordat een medewerker het zelf komt melden.

De catalogus begint met een aanbeveling op basis van gebruik: het type ruimte dat structureel vol zit, komt vanzelf bovenaan. Filter verder op ruimtesoort, aantal personen, beschikbare breedte en budget. Een unit toevoegen als nieuwe ruimte en een offerte aanvragen bij Offyce zijn twee losse, duidelijk gescheiden stappen.

De welzijns- en inclusie-index vat beschikbaarheid, wachttijd en tevredenheid samen in één cijfer van 0 tot 100, met een beschikbaarheidsgarantie per ruimtesoort voor een kolfruimte bijvoorbeeld: toegang binnen 15 minuten, als doelstelling 98% van de tijd. Alles is exporteerbaar naar csv of een afdrukbare versie, zonder dat er ooit een naam aan een score hangt.

Vul in Beheer → Eigen domein het gewenste (sub)domein in, bijvoorbeeld ruimte.uwbedrijf.be, en Ruimtekompas toont meteen het exacte CNAME-record dat bij uw domeinbeheerder ingesteld moet worden. Na de controle draait de omgeving verder onder uw naam. De app is bovendien te installeren als icoon op het beginscherm, op iOS en Android, zonder tussenkomst van een app store.