Versie 2.0 — laatst bijgewerkt op 23 augustus 2026. Deze versie vervangt alle voorgaande versies.
1. Wie zijn wij?
Offyce is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
| Onderneming | Offyce |
| Adres | Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, België |
| Ondernemingsnummer / btw | BE 0698.645.666 |
| E-mail algemeen | info@offyce.nl |
| E-mail privacyvragen | info@offyce.nl |
| Contactpersoon privacy | Stijn Belmans |
| Websites | offyce.nl, my.offyce.nl en offyce.eu |
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld omdat wij daartoe niet wettelijk verplicht zijn. Voor al uw vragen over gegevensbescherming kunt u terecht bij de hierboven vermelde contactpersoon.
2. Waarop is deze verklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van:
- uw bezoek aan onze websites offyce.nl en offyce.eu, inclusief de daarop geplaatste formulieren, offerteaanvragen en configuratoren;
- onze commerciële contacten en prospectie;
- de uitvoering van onze opdrachten: advies, ontwerp, levering en plaatsing van interieur, akoestische oplossingen, kolf- en concentratieruimtes en aanverwante diensten;
- onze nieuwsbrieven en overige communicatie;
- sollicitaties.
Deze verklaring geldt niet voor de persoonsgegevens die wij louter in opdracht van een klant verwerken — bijvoorbeeld antwoorden van medewerkers op een werknemersbevraging. Daarvoor is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Zie punt 8.
3. Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke grond?
Hieronder vindt u per verwerkingsactiviteit welke gegevens wij gebruiken, met welk doel, op welke rechtsgrond en hoe lang wij ze bewaren.
3.1 Contact- en offerteaanvragen
| Gegevens | Naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van het project, inhoud van uw bericht, ruimtegegevens en wensen die u zelf opgeeft (bv. oppervlakte, aantal medewerkers, gewenste opstelling). |
| Doel | Uw vraag beantwoorden, een offerte opmaken, een afspraak of plaatsbezoek inplannen. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). |
| Bewaartermijn | Tot 2 jaar na het laatste contact indien geen opdracht volgt. Volgt er wel een opdracht, dan gelden de termijnen onder 3.3. |
3.2 Webshop en online offerteaanvragen (WooCommerce)
| Gegevens | Naam, bedrijfsnaam, factuur- en leveradres, e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer, inhoud van uw winkelmandje of configuratie, eventuele accountgegevens. |
| Doel | Onze webomgeving wordt gebruikt om producten samen te stellen en offertes aan te vragen. Wij gebruiken uw gegevens om de offerte op te maken, u die te bezorgen en, na uw akkoord, de opdracht uit te voeren en te factureren. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG); wettelijke verplichting voor de facturatie- en boekhoudgegevens (art. 6.1.c AVG). |
| Bewaartermijn | Offerteaanvraag zonder gevolg: 2 jaar. Facturatiegegevens: 7 jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht). Accountgegevens: tot u het account laat verwijderen. |
3.3 Uitvoering van opdrachten en klantenbeheer
| Gegevens | Identificatie- en contactgegevens van u en van uw contactpersonen, functie, gegevens over de opdracht, plaatsingsafspraken, plannen en foto’s van de ruimte, correspondentie, betalings- en facturatiegegevens. |
| Doel | De overeenkomst uitvoeren, leveren en plaatsen, nazorg en garantie, klachtenbehandeling, facturatie en invordering, en het bijhouden van onze klantenadministratie. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG); wettelijke verplichting voor boekhouding en btw (art. 6.1.c AVG); ons gerechtvaardigd belang bij een correcte administratie en de verdediging van onze rechten (art. 6.1.f AVG). |
| Bewaartermijn | Boekhoudkundige stukken 7 jaar. Dossiergegevens tot 10 jaar na oplevering, gelet op de contractuele verjaringstermijnen en de tienjarige aansprakelijkheid bij werken. |
3.4 Foto’s van realisaties en referenties
| Gegevens | Beeldmateriaal van gerealiseerde projecten, naam en logo van de klant, quotes van contactpersonen. |
| Doel | Publicatie in ons portfolio, op onze website en op onze sociale media. |
| Rechtsgrond | Uw toestemming (art. 6.1.a AVG). Herkenbaar afgebeelde personen geven daarnaast hun portretrechtelijke toestemming. U kunt die toestemming op elk moment intrekken; wij verwijderen het materiaal dan uit onze eigen kanalen. |
| Bewaartermijn | Tot intrekking van de toestemming. |
3.5 Nieuwsbrief en commerciële e-mails
| Gegevens | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, interessegebieden, en gegevens over het openen en aanklikken van onze e-mails. |
| Doel | U informeren over onze diensten, producten, inzichten en events. |
| Rechtsgrond | Uw voorafgaande toestemming (art. 6.1.a AVG, samen met art. XII.13 van het Wetboek van economisch recht). Bent u al klant en gaat het over gelijkaardige producten of diensten, dan baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang bij klantenbinding (art. 6.1.f AVG), met een afmeldmogelijkheid in elk bericht. |
| Bewaartermijn | Tot u zich uitschrijft, en daarna maximaal 3 jaar op onze interne blokkeerlijst zodat wij u niet opnieuw aanschrijven. |
Elke commerciële e-mail bevat een duidelijke, kosteloze afmeldlink. Afmelden werkt onmiddellijk en heeft geen enkel gevolg voor de dienstverlening die u van ons afneemt.
3.6 Websitestatistieken en het meten van ons bereik
| Gegevens | IP-adres (verkort waar mogelijk), online identificatoren, bezochte pagina’s, klikgedrag, duur van het bezoek, verwijzende bron, apparaat- en browserkenmerken. |
| Doel | Meten hoe onze website gebruikt wordt en hem verbeteren; het resultaat van onze campagnes meten. |
| Rechtsgrond | Uw toestemming via de cookiebanner (art. 6.1.a AVG en art. 129 van de Belgische Wet Elektronische Communicatie). Zonder toestemming worden deze scripts niet geladen. |
| Bewaartermijn | Maximaal 14 maanden in Google Analytics 4; cookielevensduur zoals vermeld in ons cookiebeleid. |
3.7 Herkenning van zakelijke websitebezoekers (leadidentificatie)
Wij lichten deze verwerking bewust apart en uitgebreid toe, omdat ze verder gaat dan gewone statistieken.
a) Herkenning op bedrijfsniveau (Leadinfo)
| Gegevens | Uw IP-adres wordt vergeleken met een databank van IP-reeksen die aan organisaties toebehoren. Bij een match zien wij welke organisatie onze site bezocht, samen met openbare bedrijfsgegevens (naam, sector, grootte, vestigingsadres, algemeen telefoonnummer en algemeen e-mailadres) en welke pagina’s tijdens dat bezoek zijn bekeken. |
| Doel | Nagaan welke organisaties belangstelling tonen voor onze diensten, zodat wij onze marketing en opvolging daarop kunnen afstemmen. |
| Rechtsgrond | Uw toestemming via de cookiebanner voor het plaatsen en uitlezen van de identificatoren (art. 129 WEC), en ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie voor de verdere verwerking (art. 6.1.f AVG). Wij hebben deze afweging schriftelijk gedocumenteerd en stellen ze op verzoek ter beschikking. |
| Bewaartermijn | Bezoekgegevens: 12 maanden. Herkende organisaties die wij als prospect opvolgen: zolang de commerciële relatie loopt, en maximaal 3 jaar na het laatste contact. |
b) Herkenning op persoonsniveau (Snitcher)
| Gegevens | Een aan uw browser gekoppelde identificator (het cookie snitcher_device_id), uw surfgedrag op onze website, en — waar de dienst daartoe in staat is — een aan u toe te wijzen zakelijk e-mailadres, uw naam en uw functie. |
| Doel | De opvolging van commerciële belangstelling persoonlijk maken en gericht contact opnemen. |
| Rechtsgrond | Uitsluitend uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6.1.a AVG en art. 129 WEC). Deze verwerking wordt niet uitgevoerd wanneer u de marketingcategorie in onze cookiebanner weigert of geen keuze maakt. Wij baseren deze verwerking bewust niet op een gerechtvaardigd belang. |
| Bewaartermijn | 12 maanden na het bezoek, of eerder indien u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt. |
Wat dat concreet voor u betekent. Als wij u op deze manier hebben leren kennen en u daarna rechtstreeks aanschrijven, dan:
- vermelden wij in dat allereerste bericht uitdrukkelijk dat wij uw gegevens via onze website hebben verkregen en via welke dienst;
- verwijzen wij naar deze privacyverklaring;
- bieden wij u in datzelfde bericht een directe manier om zich te verzetten en om uw gegevens te laten wissen;
- schrijven wij u na een bezwaar of een niet-reactie op onze uitschrijving nooit opnieuw aan.
Wij verkopen deze gegevens niet, delen ze niet met andere adverteerders en gebruiken ze niet om profielen op te bouwen buiten het hierboven beschreven doel.
3.8 Sollicitaties
| Gegevens | Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, opleidings- en loopbaangegevens, en wat u ons verder spontaan bezorgt. |
| Doel | Beoordelen van uw kandidatuur en het doorlopen van de selectieprocedure. |
| Rechtsgrond | Precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). Voor het bijhouden in onze wervingsreserve: uw toestemming (art. 6.1.a AVG). |
| Bewaartermijn | Tot 6 maanden na het einde van de procedure; met uw toestemming tot 2 jaar in onze wervingsreserve. |
3.9 Beveiliging, misbruikbestrijding en geschillen
Wij verwerken logbestanden, gegevens uit onze spamfilters en uit Google reCAPTCHA om onze systemen te beveiligen en misbruik van onze formulieren tegen te gaan. Wanneer dat nodig is, verwerken wij gegevens om onze rechten in of buiten rechte te doen gelden. De rechtsgrond is telkens ons gerechtvaardigd belang bij de bescherming van onze onderneming (art. 6.1.f AVG). Logbestanden bewaren wij maximaal 12 maanden, dossiers in geschil tot 5 jaar na de definitieve afhandeling.
4. Wij vragen niet om bijzondere categorieën van gegevens
Wij vragen u niet om gegevens over uw gezondheid, uw religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, uw seksuele leven of andere bijzondere categorieën in de zin van artikel 9 AVG. Onze kolf- en rustruimtes worden ontworpen op basis van ruimtelijke en organisatorische gegevens — aantallen, oppervlaktes, gebruiksfrequentie — en niet op basis van gegevens over individuele medewerkers. Bezorg ons dergelijke informatie dus niet ongevraagd. Krijgen wij ze toch, dan verwijderen wij ze.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ze nodig hebben om onze dienstverlening mogelijk te maken, en steeds onder een verwerkersovereenkomst met de nodige waarborgen.
| Partij | Rol | Waarvoor | Locatie gegevens |
|---|---|---|---|
| Hoasted | Verwerker | Webhosting en zakelijke e-mail | Nederland (EER) |
| WooCommerce / Automattic | Verwerker | Webshop- en offertesoftware | EER en VS |
| HubSpot | Verwerker | CRM, opvolging van leads, e-mailmarketing | EER en VS |
| Google (Analytics 4, reCAPTCHA, Fonts) | Verwerker | Websitestatistieken en beveiliging van formulieren | EER en VS |
| Leadinfo | Verwerker | Herkenning van bezoekende organisaties | EER |
| Snitcher | Verwerker | Herkenning van zakelijke bezoekers | EER (AWS Frankfurt) |
| Complianz | Verwerker | Beheer en registratie van uw cookietoestemming | EER |
| Leveranciers, plaatsers en transporteurs | Ontvanger | Levering en plaatsing op uw locatie | EER |
| Boekhouder, accountant, revisor | Ontvanger | Wettelijke boekhoudkundige verplichtingen | België |
| Advocaten, incassopartners, verzekeraars | Ontvanger | Behandeling van geschillen en schadegevallen | EER |
| Overheden | Ontvanger | Wanneer de wet ons daartoe verplicht | België / EER |
Deze lijst houden wij actueel. Wilt u weten welke verwerkers wij op een bepaald moment inschakelen, vraag het ons dan via privacy@offyce.nl.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Een aantal van onze dienstverleners is in de Verenigde Staten gevestigd of maakt gebruik van Amerikaanse infrastructuur. Doorgifte gebeurt uitsluitend wanneer een van de volgende waarborgen geldt:
- de ontvanger is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen (dit geldt onder meer voor Google en HubSpot); of
- er zijn standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie gesloten, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen na een beoordeling van de gevolgen van de doorgifte.
Een kopie van de gehanteerde waarborgen kunt u bij ons opvragen.
7. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Wel gebruiken wij het gedrag op onze website om de commerciële opvolging te prioriteren. Dat leidt hooguit tot de beslissing wie wij eerst contacteren — een mens beslist telkens of en hoe dat gebeurt.
8. Wanneer wij optreden als verwerker
Bij sommige opdrachten — onder meer werknemersbevragingen, workplace-onderzoek en het uittekenen van een werkplekconcept — verwerken wij persoonsgegevens van medewerkers in opdracht van onze klant. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker.
Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst en werken standaard als volgt:
- bevragingen worden waar mogelijk anoniem afgenomen, en resultaten worden alleen gerapporteerd in groepen die groot genoeg zijn om individuen niet herleidbaar te maken (richtsnoer: minimaal vijf antwoorden per rapporteerbare groep);
- wij bezorgen de opdrachtgever geen individuele antwoorden, tenzij de deelnemer daar uitdrukkelijk voor kiest;
- wij gebruiken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden, en dus ook niet voor onze eigen marketing;
- wij verwijderen of bezorgen de gegevens na afloop van de opdracht, naar keuze van de klant.
Bent u medewerker en heeft u vragen over zo’n bevraging? Richt u dan in de eerste plaats tot uw werkgever. Wij verwijzen u door en geven zelf geen inzage zonder instructie van de verwerkingsverantwoordelijke.
9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (TLS/SSL) op al onze websites en formulieren;
- tweestapsverificatie en een wachtwoordbeleid op onze zakelijke accounts;
- toegang tot gegevens op basis van noodzaak, per rol beperkt;
- regelmatige back-ups en geactualiseerde software;
- geheimhoudingsplicht voor onze medewerkers en onderaannemers;
- een interne procedure voor het melden en beoordelen van gegevenslekken. Lekken met een risico voor u melden wij binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan uzelf.
10. Uw rechten
U heeft de volgende rechten. U kunt ze kosteloos uitoefenen via privacy@offyce.nl.
- Inzage — weten of en welke gegevens wij van u verwerken, en daarvan een kopie krijgen.
- Rectificatie — onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
- Wissing — uw gegevens laten verwijderen, tenzij wij ze wettelijk moeten bijhouden of nodig hebben voor een lopend geschil.
- Beperking — de verwerking laten stilleggen zolang een betwisting loopt.
- Overdraagbaarheid — de gegevens die u ons zelf bezorgde in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen.
- Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten, om redenen die met uw specifieke situatie te maken hebben.
- Absoluut bezwaar tegen direct marketing — maakt u bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, inclusief de daarmee samenhangende profilering, dan stoppen wij daar onmiddellijk en zonder afweging mee (art. 21.2 AVG).
- Intrekken van toestemming — waar wij uw toestemming vragen, mag u die op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van wat daarvoor gebeurde.
Wij antwoorden binnen één maand. Bij een complexe of veelvoudige aanvraag mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan tijdig weten. Om misbruik te voorkomen, sturen wij afschriften in de regel naar het e-mailadres dat wij al van u kennen. Twijfelen wij aan uw identiteit, dan vragen wij bijkomende gegevens — nooit een kopie van uw identiteitskaart met alle gegevens zichtbaar.
11. Klachten
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via privacy@offyce.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder:
| België | Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be |
| Nederland | Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — www.autoriteitpersoonsgegevens.nl |
U mag ook klacht indienen bij de toezichthouder van uw eigen woonplaats binnen de EER.
12. Cookies
Onze websites gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Welke dat precies zijn, waarvoor ze dienen en hoe lang ze blijven staan, leest u in ons cookiebeleid. Daar kunt u uw keuzes ook op elk moment aanpassen of intrekken.
13. Wijzigingen
Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze dienstverlening, onze systemen of de regelgeving daartoe aanleiding geven. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Heeft een wijziging wezenlijke gevolgen voor gegevens die wij al van u hebben, dan brengen wij u daarvan op de hoogte per e-mail.
14. Contact
Offyce — Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, België
Ondernemingsnummer BE 0698.645.666
info@offyce.nl