Datenschutzerklärung

Version 2.0 — zuletzt aktualisiert am 23. August 2026. Diese Version ersetzt alle vorherigen Versionen.

1. Wer sind wir?

Offyce ist verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben. Wir sind als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR) tätig.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten (DPO) ernannt, da wir hierzu nicht gesetzlich verpflichtet sind. Für alle Ihre Fragen zum Datenschutz können Sie sich an die oben genannte Kontaktperson wenden.

2. Auf welchen Bereich bezieht sich diese Erklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen von:

• Ihr Besuch auf unseren Websites offyce.nl und offyce.eu, einschließlich der dort platzierten Formulare, Angebotsanfragen und Konfiguratoren;
• unseren kommerziellen Kontakt und unsere Akquise;
• die Umsetzung unserer Aufträge: Beratung, Planung, Lieferung und Montage von Innenarchitektur, akustischen Lösungen, Still-räumen und Konzentrationsräumen sowie damit verbundenen Dienstleistungen;
• unsere Newsletter und sonstige Kommunikation;
• Bewerbungen.

Diese Erklärung gilt nicht für personenbezogene Daten, die wir ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten — beispielsweise Antworten von Mitarbeitern auf eine Mitarbeiterbefragung. Dafür ist der Kunde der Verantwortliche für die Verarbeitung und wir handeln als Auftragsverarbeiter. Siehe Punkt 8.

3. Welche Daten verarbeiten wir, warum und auf welcher Rechtsgrundlage?

Nachfolgend finden Sie pro Verarbeitungsaktivität, welche Daten wir verwenden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange wir sie speichern.

3.1 Anfragen zu Kontakt und Angeboten

3.2 Webshop und Online-Angebotsanfragen (WooCommerce)

3.3 Ausführung von Aufträgen und Kundenbetreuung

3.4 Fotos von Realisierungen und Referenzen

3.5 Newsletter und kommerzielle E-Mails

Jede kommerzielle E-Mail enthält einen klaren, kostenlosen Abmelde-Link. Das Abmelden wirkt sofort und hat keine Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die Sie von uns beziehen.

3.6 Websitetatistiken und Messung unserer Reichweite

3.7 Erkennung von geschäftlichen Website-Besuchern (Lead-Identifikation)

Wir erläutern diese Verarbeitung bewusst gesondert und ausführlich, da sie über übliche Statistiken hinausgeht.

a) Erkennung auf Unternehmensebene (Leadinfo)

b) Personenbezogene Erkennung (Snitcher)

Was das für Sie konkret bedeutet. Wenn wir Sie auf diese Weise kennengelernt haben und Sie danach direkt anschreiben, dann:

• wir weisen in der allerersten Nachricht ausdrücklich darauf hin, dass wir Ihre Daten über unsere Website erhalten haben und über welchen Dienst;
• dann verweisen wir auf diese Datenschutzerklärung;
• wir bieten Ihnen in derselben Nachricht eine direkte Möglichkeit, sich zu widersetzen und Ihre Daten löschen zu lassen;
• Nach einem Widerspruch oder einer Nichtreaktion auf unsere Abmeldung kontaktieren wir Sie nicht erneut.

Wir verkaufen diese Daten nicht, teilen sie nicht mit anderen Werbetreibenden und nutzen sie nicht, um Profile außerhalb des oben beschriebenen Zwecks aufzubauen.

3.8 Bewerbungen

3.9 Sicherheit, Missbrauchsbekämpfung und Streitbeilegung

Wir verarbeiten Logdateien, Daten aus unseren Spamfiltern und von Google reCAPTCHA, um unsere Systeme zu schützen und Missbrauch unserer Formulare zu verhindern. Wenn nötig, verarbeiten wir Daten, um unsere Rechte innerhalb oder außerhalb von Gerichtsverfahren durchzusetzen. Die Rechtsgrundlage ist jeweils unser berechtigtes Interesse am Schutz unseres Unternehmens (Art. 6.1.f DSGVO). Logdateien speichern wir maximal 12 Monate, Streitfälle bis zu 5 Jahre nach der endgültigen Erledigung.

4. Wir fragen nicht nach besonderen Kategorien von Daten

Wir fragen Sie nicht nach Daten zu Ihrer Gesundheit, Ihrer religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung, Ihrem sexuellen Leben oder anderen besonderen Kategorien im Sinne von Artikel 9 DSGVO. Unsere Bowling- und Erholungsräume werden auf Basis räumlicher und organisatorischer Daten — Mengen, Flächen, Nutzungsfrequenzen — und nicht auf Basis von Daten zu einzelnen Mitarbeitenden konzipiert. Übermitteln Sie uns solche Informationen bitte nicht unaufgefordert. Erhalten wir sie dennoch, löschen wir sie.

5. Mit wem teilen wir Ihre Daten?

Wir verkaufen Ihre Daten niemals. Wir teilen sie nur mit Partnern, die sie benötigen, um unsere Dienstleistungen zu ermöglichen, und immer unter einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit den notwendigen Garantien.

Diese Liste halten wir aktuell. Möchten Sie wissen, welche Verarbeiter wir zu einem bestimmten Zeitpunkt einsetzen, fragen Sie uns bitte über privacy@offyce.nl.

6. Weitergabe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige unserer Dienstleister sind in den Vereinigten Staaten ansässig oder nutzen US-Infrastruktur. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, wenn eine der folgenden Garantien gilt:

• der Empfänger nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, für das die Europäische Kommission eine Angemessenheitsentscheidung getroffen hat (dies gilt unter anderem für Google und HubSpot); oder
• es wurden Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission geschlossen, ergänzt durch technische und organisatorische Maßnahmen nach einer Bewertung der Folgen der Weitergabe.

Eine Kopie der verwendeten Garantien können Sie bei uns anfordern.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlichen Folgen oder vergleichbar erheblichen Folgen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Wir nutzen jedoch das Verhalten auf unserer Website, um die kommerzielle Nachverfolgung zu priorisieren. Dies führt höchstens dazu, dass wir entscheiden, wen wir zuerst kontaktieren — eine Person entscheidet jeweils, ob und wie dies geschieht.

8. Wenn wir als Auftragsverarbeiter auftreten

Bei bestimmten Aufträgen — darunter insbesondere Mitarbeiterbefragungen, Arbeitsplatzforschung und die Erstellung von Arbeitsplatzkonzepten — verarbeiten wir personenbezogene Daten von Mitarbeitern im Auftrag unserer Kunden. In diesem Fall ist der Kunde für die Datenverarbeitung verantwortlich, und wir sind der Auftragsverarbeiter.

Wir legen dies in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung fest und gehen standardmäßig wie folgt vor:

• Befragungen werden, soweit möglich, anonym durchgeführt, und die Ergebnisse werden nur in Gruppen berichtet, die groß genug sind, um Einzelpersonen nicht identifizierbar zu machen (Richtwert: mindestens fünf Antworten pro berichtbare Gruppe);
• Wir liefern dem Auftraggeber keine individuellen Antworten, es sei denn, der Teilnehmer hat sich ausdrücklich dafür entschieden;
• Wir verwenden diese Daten niemals für eigene Zwecke, insbesondere nicht für unser eigenes Marketing;
• Wir löschen oder übermitteln die Daten nach Abschluss des Auftrags, je nach Wahl des Kunden.

Sind Sie Mitarbeiter:in und haben Sie Fragen zu einer solchen Befragung? Wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Arbeitgeber. Wir leiten Sie weiter und geben ohne Anweisung der verantwortlichen Stelle keinen Einblick.

9. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

• verschlüsselte Verbindungen (TLS/SSL) auf allen unseren Websites und Formularen;
• Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Passwortmanagement auf unseren Geschäftskonten;
• Zugang zu Daten auf Basis der Notwendigkeit, pro Rolle begrenzt;
• regelmäßige Back-ups und aktualisierte Software;
• Vertraulichkeitspflicht für unsere Mitarbeiter und Subunternehmer;
• eine interne Prozedur für das Melden und Bewerten von Datenschutzverletzungen. Datenschutzverletzungen mit einem Risiko für Sie melden wir innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde und, falls erforderlich, Ihnen selbst.

10. Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte. Sie können diese kostenlos über privacy@offyce.nl ausüben.

• Einsicht — Wissen, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten, und eine Kopie davon erhalten.
• Berichtigung — falsche Daten korrigieren lassen oder unvollständige Daten ergänzen.
• Wissing — Ihre Daten löschen lassen, sofern wir sie gesetzlich nicht aufbewahren müssen oder sie für ein laufendes Streitverfahren benötigen.
• Einschränkung — die Verarbeitung ruhen lassen, solange eine Streitigkeit anhält.
• Übertragbarkeit — die von Ihnen selbst bereitgestellten Daten in einem gängigen digitalen Format erhalten oder weiterleiten.
• Widerspruch — Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben.
• Absoluter Widerspruch gegen Direktmarketing — wenn Sie sich gegen die Verwendung Ihrer Daten für Direktmarketing, einschließlich der damit verbundenen Profilbildung, aussprechen, stellen wir dies sofort und ohne Abwägung ein (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
• Widerruf der Einwilligung — wo wir Ihre Einwilligung einholen, können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies ändert nichts an der Rechtmäßigkeit dessen, was zuvor geschah.

Wir antworten innerhalb eines Monats. Bei komplexen oder mehrfachen Anfragen dürfen wir diese Frist um zwei Monate verlängern; wir informieren Sie rechtzeitig darüber. Um Missbrauch zu vermeiden, senden wir Kopien in der Regel an die E-Mail-Adresse, die wir bereits von Ihnen kennen. Zweifeln wir an Ihrer Identität, bitten wir um zusätzliche Informationen — niemals eine Kopie Ihres Ausweisdokuments mit allen sichtbaren Daten.

11. Beschwerden

Sind Sie nicht einverstanden, wie wir mit Ihren Daten umgehen, lassen Sie es uns bitte zunächst über privacy@offyce.nl wissen. Kommen wir nicht gemeinsam weiter, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen:

Sie können auch eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde Ihrer Wohnsitzgemeinde innerhalb des EWR einreichen.

12. Cookies

Unsere Websites verwenden Cookies und ähnliche Techniken. Welche das genau sind, wofür sie dienen und wie lange sie gespeichert bleiben, erfahren Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Dort können Sie Ihre Einstellungen jederzeit anpassen oder widerrufen.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn unsere Dienstleistung, unsere Systeme oder die Gesetzgebung dazu Anlass geben. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite, mit dem Datum der letzten Änderung oben. Hat eine Änderung wesentliche Auswirkungen auf Daten, die wir bereits von Ihnen haben, informieren wir Sie darüber per E-Mail.

14. Kontakt

Offyce — Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, Belgien Unternehmensnummer BE 0698.645.666 info@offyce.nl