Politique de confidentialité

Version 2.0 — dernière mise à jour le 23 août 2026. Cette version remplace toutes les versions précédentes.

1. Qui sommes-nous ?

Offyce est responsable du traitement des données à caractère personnel telles que décrites dans cette déclaration de confidentialité. Nous sommes le responsable du traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD/GDPR).

Nous n’avons pas désigné de responsable de la protection des données (DPO) car nous n’y sommes pas légalement tenus. Pour toute question concernant la protection des données, vous pouvez vous adresser à la personne de contact mentionnée ci-dessus.

2. À quoi s’applique cette déclaration ?

Cette déclaration de confidentialité s'applique à toutes les données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de :

• votre visite sur nos sites web offyce.nl et offyce.eu, y compris les formulaires, demandes de devis et configurateurs qui y sont placés,
• nos contacts commerciaux et notre prospection ;
• L’exécution de nos missions : conseil, conception, livraison et mise en place d’intérieurs, solutions acoustiques, espaces de concentration et services connexes ;
• nos newsletters et autres communications ;
• candidatures.

Cette déclaration ne s’applique pas aux données personnelles que nous traitons uniquement pour le compte d’un client — par exemple, les réponses des employés à une enquête interne. Dans ce cas, le client est responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant. Voir le point 8.

3. Quelles données traitons-nous, pourquoi et sur quelle base ?

Ci-dessous, pour chaque activité de traitement, vous trouverez quelles données nous utilisons, à quelle fin, sur quelle base juridique et pendant combien de temps nous les conservons.

3.1 Demandes de contact et de devis

3.2 Boutique en ligne et demandes de devis (WooCommerce)

3.3 Exécution des missions et gestion de la clientèle

3.4 Photos de réalisations et références

3.5 Lettre d’information et e-mails commerciaux

Tout e-mail commercial contient un lien de désabonnement clair et gratuit. Le désabonnement est immédiat et n’a aucune conséquence sur les services que nous vous fournissons.

3.6 Statistiques de site web et mesure de notre portée

3.7 Identification des visiteurs de sites professionnels (identification des leads)

Nous expliquons consciemment et en détail cette utilisation, car elle va au-delà des simples statistiques.

a) Identification au niveau de l’entreprise (Leadinfo)

b) Identification au niveau individuel (Snitcher)

Ce que cela signifie concrètement pour vous. Si nous vous avons identifié de cette manière et que nous vous contactons ensuite directement, alors :

• nous précisons dès le tout premier message que nous avons obtenu vos données via notre site web et par le biais de quel service ;
• nous renvoyons à cette déclaration de confidentialité ;
• nous vous offrons également dans ce même message un moyen direct de vous opposer et de faire effacer vos données ;
• Nous ne vous recontacterons jamais après une réclamation ou un manque de réaction à notre désabonnement.

Nous ne vendons pas ces données, ne les partageons pas avec d'autres annonceurs et ne les utilisons pas pour créer des profils en dehors des objectifs décrits ci-dessus.

3.8 Candidatures

3.9 Sécurité, lutte contre l'abus et règlement des litiges

Nous traitons les fichiers journaux, les données de nos filtres anti-spam et celles de Google reCAPTCHA afin de sécuriser nos systèmes et de prévenir les abus de nos formulaires. Lorsque nécessaire, nous traitons des données pour faire valoir nos droits en justice ou hors justice. La base juridique est chaque fois notre intérêt légitime à protéger notre entreprise (art. 6.1.f RGPD). Les fichiers journaux sont conservés au maximum 12 mois, les dossiers en litige jusqu’à 5 ans après leur règlement définitif.

4. Nous ne demandons pas de catégories particulières de données

Nous ne vous demandons pas de données sur votre santé, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle ou d’autres catégories particulières au sens de l’article 9 RGPD. Nos espaces de détente et de repos sont conçus sur base de données spatiales et organisationnelles — nombres, superficies, fréquences d’utilisation — et non sur base de données concernant des employés individuels. Ne nous fournissez donc pas de telles informations de manière non sollicitée. Si nous les recevons malgré tout, nous les supprimons.

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons jamais vos données. Nous les partageons uniquement avec des parties qui en ont besoin pour rendre nos services possibles, et toujours dans le cadre d’un contrat de traitement avec les garanties nécessaires.

Cette liste est tenue à jour. Si vous souhaitez savoir quels sous-traitants nous engageons à un moment donné, posez-nous la question via privacy@offyce.nl.

6. Transfert hors de l’Espace Économique Européen

Un certain nombre de nos prestataires de services est établi aux États-Unis ou utilise une infrastructure américaine. Le transfert de données n’a lieu que si l’une des garanties suivantes s’applique :

• de ontvanger is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen (dit geldt onder meer voor Google en HubSpot); of
• Il existe des clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures techniques et organisationnelles après une évaluation des conséquences du partage des données.

Vous pouvez demander une copie des garanties appliquées auprès de nous.

7. Décision automatisée

Nous ne prenons pas de décisions ayant des conséquences juridiques ou des conséquences comparables importantes qui reposeraient uniquement sur un traitement automatisé. Nous utilisons cependant le comportement sur notre site pour prioriser le suivi commercial. Cela peut conduire au plus à la décision de savoir à qui nous contactons en premier — une personne décide toujours si et comment cela se produit.

8. Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant,

Pour certaines missions — notamment les enquêtes auprès des employés, les recherches sur le lieu de travail et l’esquisse de concepts de postes de travail — nous traitons des données à caractère personnel des employés pour le compte de notre client. Dans ce cas, le client est le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant.

Nous fixons cela dans un contrat de traitement et procédons comme suit par défaut :

• Les enquêtes sont réalisées de manière anonyme chaque fois que possible, et les résultats ne sont rapportés que pour des groupes suffisamment grands pour éviter toute identification individuelle (règle : un minimum de cinq réponses par groupe rapportable) ;
• nous ne fournissons pas de réponses individuelles au donneur d’ordre, sauf si le participant opte expressément pour cela ;
• Nous n’utilisons jamais ces données à des fins propres, et donc pas non plus pour notre propre marketing ;
• nous supprimons ou transmettons les données à l’issue de la mission, selon le choix du client.

Êtes-vous collaborateur et avez-vous des questions concernant un tel sondage ? Adressez-vous en premier lieu à votre employeur. Nous vous orienterons et ne fournissons aucune information sans instruction de la part du responsable du traitement.

9. Comment sécurisons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• versleutelde verbindingen (TLS/SSL) op al onze websites en formulieren;
• authentification à deux étapes et une politique de mots de passe sur nos comptes professionnels ;
• accès aux données sur la base de la nécessité, limité par rôle ;
• sauvegardes régulières et logiciels mis à jour ;
• obligation de confidentialité pour nos employés et sous-traitants ;
• une procédure interne pour signaler et évaluer les fuites de données. Nous signalons les fuites présentant un risque pour vous à l’Autorité de protection des données dans les 72 heures et, si nécessaire, également à vous-même.

10. Vos droits

Vous disposez des droits suivants. Vous pouvez les exercer gratuitement via privacy@offyce.nl.

• Accès — savoir si et quelles données nous traitons à votre sujet, et en obtenir une copie.
• Rectification — faire corriger les données inexactes ou compléter les données incomplètes.
• Effacement — vos données seront supprimées, sauf si nous devons les conserver légalement ou si elles sont nécessaires pour un litige en cours.
• Limitation — suspendre le traitement tant qu’un litige est en cours.
• Portabilité — recevoir ou faire transférer les données que vous nous avez fournies vous-même dans un format numérique courant.
• Recours — faire opposition aux traitements fondés sur notre intérêt légitime justifié, pour des raisons liées à votre situation spécifique.
• Opposition absolue à la publicité directe — si vous vous opposez à l’utilisation de vos données pour la publicité directe, y compris la profilage qui y est associé, nous mettons immédiatement et sans évaluation un terme à cette pratique (art. 21.2 RGPD).
• Rétractation du consentement — lorsque nous sollicitons votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Cela ne remet pas en cause la légalité de ce qui a été fait auparavant.

Nous répondons sous un mois. Pour une demande complexe ou multiple, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois ; nous vous en informerons à temps. Pour éviter les abus, nous envoyons généralement les relevés à l’adresse e-mail que nous connaissons déjà. Si nous doutons de votre identité, nous demandons des informations supplémentaires — jamais une copie de votre carte d’identité avec toutes les données visibles.

11. Réclamations

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous savoir en premier lieu via privacy@offyce.nl. Si nous ne trouvons pas de solution ensemble, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente :

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de régulation de votre lieu de résidence dans l’Espace économique européen.

12. Cookies

Nos sites web utilisent des cookies et des techniques similaires. Vous trouverez des informations précises sur ce que sont ces cookies, à quoi ils servent et combien de temps ils restent actifs dans notre politique relative aux cookies. Vous pouvez y adapter ou retirer vos choix à tout moment.

13. Modifications

Nous adaptons cette déclaration de confidentialité lorsque nos services, nos systèmes ou la réglementation l’exigent. La version actuelle est toujours disponible sur cette page, avec la date de la dernière modification en haut. Si une modification a des conséquences importantes sur les données que nous détenons déjà de vous, nous vous en informons par e-mail.

14. Contact

Offyce — Huidevettersstraat 13/3, 2300 Turnhout, Belgique Numéro d’entreprise BE 0698.645.666 info@offyce.nl