Steuerfreie Bereitstellung von Arbeitsplatzausstattungen: Was darf ein Arbeitgeber 2026 steuerfrei geben?

Kurze Antwort: Ein Arbeitgeber darf einen erheblichen Teil der Arbeitsplatzausstattung steuerfrei über drei Wege in der Regelung der Arbeitskosten (WKR) bereitstellen: gezielte Befreiungen (wie ein Laptop, der für die Arbeit benötigt wird, und Arbeitsplatzausstattungen gemäß dem Arbeitsschutzgesetz), Nullbewertungen (wie ein ergonomischer Schreibtisch für den Homeoffice-Arbeitsplatz) und den Freiraum (2 % der ersten € 400.000 der Gehaltssumme, 1,18 % darüber hinaus im Jahr 2026). Unten erfahren Sie genau, welcher Weg für welche Ausstattung gilt und worauf Sie achten müssen.

Viele Arbeitgeber lassen unbewusst Geld liegen – oder riskieren sogar eine Nachzahlung, weil sie die Arbeitskostenregelung nicht korrekt auf Arbeitsplatzausstattungen anwenden. Dieser Artikel fasst die drei Kategorien zusammen: Was ist immer steuerfrei, was zählt für den Freibetrag und was muss im Einzelfall geprüft werden.

Was ist die Werkkostenregeling (WKR)?

Die Arbeitskostenregelung (WKR) ist der steuerliche Rahmen, innerhalb dessen Arbeitgeber Vergütungen, Zuwendungen und Überlassungen an Arbeitnehmer steuerfrei – oder zu einem günstigen Tarif – gewähren können. Die WKR kennt drei Kategorien:

1. Gezielte Befreiungen – immer steuerfrei, zählen nicht für den freien Raum. Denken Sie an einen Laptop, der für die Arbeit notwendig ist, eine Reisekostenvergütung oder Maßnahmen, die direkt aus dem Arbeitsstättengesetz (Arbeitsbedingte Maßnahmen) resultieren.
2. Nihilbewertungen – das Finanzamt bewertet diese Dinge mit € 0, wodurch sie faktisch steuerfrei bleiben. Beispiele rund um den Arbeitsplatz: ein ergonomischer Schreibtisch für den Homeoffice-Arbeitsplatz, Kaffee und Tee im Büro, Arbeitskleidung und Sicherheitsschuhe.
3. Freier Spielraum – ein Prozentsatz der gesamten steuerlichen Lohnsumme, den Sie nach eigenem Ermessen steuerfrei für Dinge ausgeben können, die nicht unter die ersten beiden Kategorien fallen (z. B. eine Gesundheitsprüfung, Coaching oder ein Mitarbeiterfest).

Falls etwas weder unter eine gezielte Befreiung noch unter eine Nullbewertung fällt, können Sie es über den Freiraum erstatten – solange Sie dabei unter der Obergrenze bleiben.

Wie groß ist der freie Raum in 2026?

Für 2026 gilt dasselbe Prozent wie in 2025:

• 2% über die ersten € 400.000 der steuerlichen Lohnsumme;
• 1,18% auf den Teil der Gehaltssumme darüber hinaus.

Überschreiten Sie den freien Raum, müssen Sie auf den überschreitenden Betrag 80% Endbesteuerung zahlen. Das schlägt ordentlich zu Buche, daher ist es ratsam, im Voraus zu berechnen, wie viel Spielraum Sie jährlich haben und welche Arbeitsplatzmaßnahmen Sie darin unterbringen möchten.

Das Kriterium der Notwendigkeit: Wann darf ein Laptop oder ein Telefon steuerfrei sein?

Für Werkzeuge und IT-Mittel (Laptops, Telefone, Tablets, Desktops) gilt das sogenannte Notwendigkeitskriterium. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber selbst bewerten, ob eine Ausstattung für die Ausübung der Funktion notwendig ist. Ist dies der Fall, dürfen Sie diese steuerfrei bereitstellen – auch wenn der Arbeitnehmer das Gerät auch privat nutzt. Dieser Privatnutzen zählt dann nicht als Einkommen.

Um das Notwendigkeitskriterium zu erfüllen, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Maßnahme ist für die Funktion notwendig. Fixieren Sie dies, zum Beispiel durch die Nennung der Funktion im Vertrag, mit dem Sie das Gerät bereitstellen.
2. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten. Sie dürfen die Kosten nicht an den Arbeitnehmer weitergeben, außer bei einer freiwilligen Eigenbeteiligung, wenn jemand bewusst für eine teurere Marke oder ein Modell wählt als für die Funktion erforderlich.
3. Das Gerät bleibt Eigentum des Unternehmens. Bei Ausscheiden oder Funktionswechsel gibt der Arbeitnehmer das Gerät zurück oder zahlt den Restwert.

Hinweis: Bei Unsicherheit über die Notwendigkeit liegt die Beweislast in der Praxis beim Finanzamt, aber eine klar begründete Richtlinie (welche Funktionen welche Ausrüstung benötigen und warum) vermeidet Diskussionen bei einer Kontrolle.

Arbeitsplatzausstattungen: oft vergessen, aber vollständig befreit

Maßnahmen, die direkt aus den Verpflichtungen nach dem Arbeitsstättengesetz (ArbStättV) resultieren, fallen unter die gezielte Befreiung für arbeitsbedingte Maßnahmen – und zählen daher nicht für den freien Raum. Ein bekanntes Beispiel ist die regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchung (PAGO), die Arbeitgebern durch das Arbeitsstättengesetz vorgeschrieben ist. Maßnahmen zur Bekämpfung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz – wie etwa eine verpflichtende ergonomische Bewertung eines Bildschirmarbeitsplatzes – können ebenfalls unter diese Befreiung fallen.

Für viele Arbeitgeber ist dies ein untergenutzter Weg: Während ein ergonomischer Schreibtisch als Nihilbewertung bereits relativ einfach zu regeln ist, wird der arbovoorziening-Pfad für z. B. eine Arbeitsplatzanalyse oder einen medizinisch empfohlenen angepassten Bürostuhl oft übersehen.

Homeoffice: Was fällt darunter?

Für den Homeoffice-Arbeitsplatz ist die Situation gemischt, und genau das macht es fehleranfällig:

• Ein ergonomischer Schreibtisch für den Homeoffice-Arbeitsplatz wurde vom Finanzamt explizit als nicht bewertungsfähig (Nihilbewertung) eingestuft.
• ICT-Geräte (Laptop, Monitor, Tastatur) können gemäß dem Notwendigkeitskriterium steuerfrei geliefert werden, sofern die drei oben genannten Bedingungen erfüllt sind.
• Die Homeoffice-Pauschale (ein fester Betrag pro Homeoffice-Tag für Kosten wie Wasser, Strom und Heizung) ist eine separate, gezielte Steuerbefreiung mit einem eigenen Höchstbetrag – im Jahr 2026 erhöht auf € 2,45 pro Tag. Sie können pro Tag entweder eine Homeoffice-Pauschale oder eine Pendlerpauschale gewähren, nicht beides. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel über Homeoffice-Pauschale und steuerliche Regelungen 2026.
• Weitere Ausstattung (z. B. ein guter Bürostuhl, Beleuchtung, eine Fußstütze) fällt oft unter Nihilbewertung oder den freien Spielraum, abhängig davon, wie die Ausstattung bereitgestellt wird (im Eigentum, zur Leihe oder als Erstattung). Unsere vollständige Checkliste für Homeoffice-Arbeitsplätze behandelt alle Aspekte eines ergonomischen Homeoffice-Arbeitsplatzes.

Praktisch: So vermeiden Sie Diskussionen bei einer Kontrolle

• Dokumentieren Sie pro Ausstattung, unter welche Kategorie (gezielte Befreiung, Nullbewertung oder Freiraum) Sie diese bereitstellen, und warum.
• Koppeln Sie IT-Zuwendungen an die Funktion im Vertrag oder der Richtlinie, sodass die Notwendigkeit nachweisbar ist.
• Halten Sie die Verwaltung des freien Raums aktuell, um rechtzeitig zu erkennen, ob Sie sich auf die 80%-Endbesteuerung zubewegen.
• Nutzen Sie den arbovoorziening-Pfad für verpflichtende ergonomische Maßnahmen (wie z. B. eine Arbeitsplatzanalyse) – dies zählt nicht für den freien Spielraum. Möchten Sie wissen, ob Ihr Büro diesen Verpflichtungen gerecht wird? Fordern Sie einen kostenlosen Wohlbefindens-Scan am Arbeitsplatz an.
• Fragen Sie im Zweifel Ihren Lohnsteuerberater oder Steuerberater – dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und kein maßgeschneidertes Steuerberatung.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist die Werkkostenregeling (WKR)?
Die WKR ist der steuerliche Rahmen, mit dem Arbeitgeber Vergütungen und Zuwendungen an Arbeitnehmer steuerfrei gewähren können, durch gezielte Befreiungen, Nihilbewertungen und einen freien Spielraum über der Lohnsumme.

Was ist das Notwendigkeitskriterium?
Dieses Kriterium besagt, dass der Arbeitgeber selbst bewertet, ob eine Ausstattung (wie ein Laptop oder ein Telefon) für die Stelle notwendig ist. Ist dies der Fall, darf diese steuerfrei bereitgestellt werden, sofern der Arbeitgeber die Kosten übernimmt und das Gerät im Eigentum des Unternehmens bleibt.

Darf ich einem Mitarbeiter einen Laptop steuerfrei geben?
Ja, wenn der Laptop für die Ausübung der Stelle notwendig ist, Sie als Arbeitgeber die Kosten tragen und der Laptop im Eigentum des Unternehmens bleibt. Dies fällt unter das Notwendigkeitskriterium innerhalb der gezielten Befreiungen.

Fallen arbeitsbedingte Maßnahmen unter den freien Raum?
Nein. Maßnahmen, die direkt aus dem Arbeitsstättengesetz resultieren, wie etwa eine verpflichtende regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchung (PAGO) oder eine verpflichtende ergonomische Bewertung, fallen unter eine gezielte Befreiung und zählen nicht für den freien Raum.

Wie groß ist der Freiraum in 2026?
2 % über den ersten € 400.000 der steuerlichen Lohnsumme und 1,18 % über dem Betrag darüber – gleichbleibend wie 2025.

Was passiert, wenn ich den Freiraum überschreite?
Auf den Betrag über dem Freiraum wird eine Endbesteuerung von 80 % fällig. Eine gute Verwaltung pro Kategorie verhindert, dass Sie davon überrascht werden.

Quellen

• Grant Thornton, Befreiungen WKR: Änderungen ab dem 1. Januar 2026
• MKB Servicedesk, So funktioniert die Arbeitskostenregelung (WKR) im Jahr 2026
• Unternehmen mit Personal, Firmentelefon für Mitarbeiter, wie funktioniert das?

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und kein maßgeschneidertes Steuerberatungsgutachten. Bei Zweifeln konsultieren Sie bitte Ihren Lohnsteuer-Spezialisten oder Steuerberater.

Zuletzt aktualisiert am 24. Oktober 2026 von Stijn Belmans