Fournir des équipements de poste de travail exonérés d’impôt : ce qu’un employeur peut offrir sans taxation en 2026 ?

Réponse courte : un employeur peut fournir une part importante de la place de travail exonérée d'impôt via trois voies dans le cadre de la réglementation des frais professionnels (WKR) : des exonérations ciblées (comme un ordinateur portable nécessaire pour le travail, et les équipements de sécurité au travail conformes à la loi sur le bien-être au travail), des évaluations à zéro (comme un bureau ergonomique pour le poste de travail à domicile) et l'espace libre (2 % du total des salaires jusqu'à € 400.000, 1,18 % au-delà en 2026). Voici ci-dessous quelles voies s'appliquent à quelles prestations et à quoi vous devez prêter attention.

De nombreux employeurs laissent passer des économies d’impôt – ou risquent même une régularisation – parce qu’ils n’appliquent pas correctement la réglementation des frais professionnels aux équipements de poste de travail. Cet article résume les trois catégories : ce qui est toujours exonéré, ce qui compte pour l’espace libre, et ce que vous devez évaluer au cas par cas.

Qu’est-ce que la réglementation des frais professionnels (WKR) ?

La réglementation des frais professionnels est le cadre fiscal dans lequel les employeurs peuvent accorder des remboursements, des avantages et des mises à disposition aux travailleurs exonérés d’impôts – ou à un tarif avantageux. La WKR connaît trois catégories :

1. Exemptions ciblées – toujours exonérées, ne comptent pas pour l’espace libre. Pensez à un ordinateur portable indispensable pour le travail, une indemnité de frais de déplacement, ou des mesures directement issues de la loi sur le bien-être au travail (dispositions ARBO).
2. Évaluations nulles – l’Administration fiscale évalue ces biens à 0 €, ce qui les rend effectivement exonérés d’impôt. Exemples liés au lieu de travail : un bureau ergonomique pour le poste de télétravail, café et thé au bureau, vêtements de travail et chaussures de sécurité.
3. Espace libre – un pourcentage du total des salaires fiscaux que vous pouvez allouer librement et sans taxation à des dépenses qui ne relèvent pas des deux premières catégories (pensez à un check-up santé, du coaching ou une fête du personnel).

Si quelque chose ne tombe pas sous une exonération ciblée ou une évaluation à zéro, vous pouvez le rembourser via l'espace libre – à condition de rester sous le plafond.

Quelle est l’ampleur de l’espace libre en 2026 ?

Pour 2026, le même pourcentage s’applique qu’en 2025 :

• 2% sur les premiers 400.000 € de la masse salariale fiscale ;
• 1,18 % sur la partie du total des salaires dépassant ce montant.

Si vous dépassez l’espace libre, vous payez 80 % de précompte final sur le montant excédentaire. Cela peut vite s’additionner, il est donc judicieux de calculer à l’avance la marge dont vous disposez chaque année et quelles prestations de lieu de travail vous souhaitez y inclure.

Le critère de nécessité : quand un ordinateur portable ou un téléphone peut-il être exonéré d’impôt ?

Pour les outils et les moyens ICT (ordinateurs portables, téléphones, tablettes, ordinateurs de bureau) s’applique le critère dit de nécessité. Cela signifie que, en tant qu’employeur, vous évaluez vous-même si une prestation est nécessaire pour l’exercice de la fonction. Si c’est le cas, vous pouvez la fournir sans taxation – même si le collaborateur utilise l’appareil également à des fins privées. Ce avantage privé ne compte alors pas comme salaire.

Pour répondre au critère de nécessité, trois conditions doivent être remplies :

1. La prestation est nécessaire pour l’exercice de la fonction. Fixez cela, par exemple en mentionnant la fonction dans le contrat par lequel vous fournissez l’appareil.
2. L’employeur prend en charge les frais. Vous ne pouvez pas répercuter ces frais sur le travailleur, sauf une contribution personnelle si quelqu’un choisit délibérément une marque ou un modèle plus cher que nécessaire pour la fonction.
3. L’appareil reste la propriété de l’entreprise. En cas de départ ou de changement de fonction, le travailleur remet l’appareil ou paie la valeur résiduelle.

Attention : en cas de doute sur la nécessité, la charge de la preuve incombe en pratique à l’administration fiscale, mais une politique clairement justifiée (quels postes nécessitent quel équipement et pourquoi) évite les discussions lors d’un contrôle.

Équipements de sécurité au travail : souvent oubliés, mais entièrement exonérés

Les prestations qui découlent directement des obligations prévues par la loi sur le bien-être au travail (Arbowet) relèvent de l’exonération ciblée pour les mesures en matière de bien-être au travail – et ne comptent donc pas dans la marge de manœuvre libre. Un exemple connu est l’Examen périodique de santé au travail (PAGO), que la loi impose aux employeurs de proposer. Les mesures visant à réduire les risques pour la santé et la sécurité sur le lieu de travail – comme une évaluation ergonomique obligatoire d’un poste de travail avec écran – peuvent également relever de cette exonération.

Pour de nombreux employeurs, cette voie est sous-exploitée : alors qu’un bureau ergonomique relève souvent déjà d’une évaluation à zéro coût, les démarches liées à la prévention des risques professionnels – comme une enquête sur le lieu de travail ou un fauteuil de bureau adapté sur avis médical – sont fréquemment négligées.

Poste de télétravail : que comprend-il ?

Pour le poste de travail à domicile, la situation est mitigée, ce qui le rend particulièrement sensible aux erreurs :

• Un bureau ergonomique pour le poste de travail à domicile est explicitement désigné par l’administration fiscale comme étant exonéré.
• Matériel informatique (ordinateur portable, écran, clavier) peut être exonéré d’impôt via le critère de nécessité, à condition que les trois conditions mentionnées ci-dessus soient remplies.
• L’indemnité de télétravail (un montant fixe par jour de télétravail pour couvrir les frais d’eau, d’électricité et de chauffage) est une exonération ciblée distincte avec un plafond propre – en 2026, celui-ci est augmenté à 2,45 € par jour. Vous pouvez accorder soit une indemnité de télétravail, soit une indemnité de frais de déplacement par jour, mais pas les deux. Pour plus d’informations, consultez notre article sur l’indemnité de télétravail et les règles fiscales 2026.
• Autres aménagements (un bon fauteuil de bureau, un éclairage adapté, un repose-pieds) relèvent souvent d’une évaluation à zéro coût ou de la marge de manœuvre libre, selon la manière dont la prestation est fournie (en propriété, en prêt ou sous forme d’indemnité). Notre checklist complète pour un poste de télétravail passe en revue tous les aspects d’un espace de travail ergonomique à domicile.

Pratique : ainsi évitez-vous les discussions lors d’un contrôle

• Précisez pour chaque prestation sous quelle catégorie (exonération ciblée, évaluation à zéro ou espace libre) vous la fournissez, et expliquez pourquoi.
• Liez les prestations ICT à la fonction dans le contrat ou la politique interne, afin d’en démontrer la nécessité.
• Tenez votre espace libre à jour afin de voir à temps si vous vous dirigez vers la retenue d’impôt à 80 %.
• Utilisez la procédure des prestations de bien-être au travail pour les mesures ergonomiques obligatoires (comme une évaluation de poste) – cela ne compte pas pour l’espace libre. Souhaitez-vous savoir si votre bureau répond aux obligations en la matière ? Demandez un scan gratuit du bien-être au travail.
• En cas de doute, demandez conseil à votre spécialiste en précompte professionnel ou à votre comptable – cet article contient des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal personnalisé.

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Questions fréquentes

Qu’est-ce que la réglementation des coûts salariaux (WKR) ?
La WKR est le cadre fiscal permettant aux employeurs d’accorder des indemnités et des avantages aux employés sans imposition, via des exonérations ciblées, des évaluations à zéro coût et une marge de manœuvre libre sur la masse salariale.

Qu’est-ce que le critère de nécessité ?
Ce critère implique que l’employeur évalue lui-même si une prestation (comme un ordinateur portable ou un téléphone) est nécessaire pour le poste. Si c’est le cas, celle-ci peut être fournie sans imposition, à condition que l’employeur assume les coûts et que l’appareil reste la propriété de l’entreprise.

Puis-je offrir un ordinateur portable exonéré d’impôts à un employé?
Oui, si l’ordinateur portable est nécessaire à l’exercice de la fonction, que vous en tant qu’employeur en assumez les coûts et que l’ordinateur reste la propriété de l’entreprise. Cela relève du critère de nécessité dans le cadre des exonérations ciblées.

Les équipements de prévention des risques professionnels sont-ils inclus dans l’espace libre ?
Non. Les mesures découlant directement de la loi sur le bien-être au travail, comme un examen périodique de santé au travail (PAGO) obligatoire ou une évaluation ergonomique obligatoire, bénéficient d’une exonération ciblée et ne comptent pas pour l’espace libre.

Quelle est la marge de manœuvre en 2026?
2 % sur les premiers 400.000 € de la masse salariale fiscale, et 1,18 % sur le montant dépassant ce seuil – identique à 2025.

Que se passe-t-il si je dépasse l'espace libre ?
Sur le montant dépassant l'espace libre, vous payez 80 % d'impôt final. Une bonne administration par catégorie évite que vous soyez surpris.

Sources

• Grant Thornton, Exemptions WKR : modifications à partir du 1er janvier 2026
• MKB Servicedesk, Voici comment fonctionne la réglementation des frais professionnels (WKR) en 2026
• Entreprendre avec du personnel, Téléphone professionnel pour les employés, comment cela fonctionne-t-il ?

Cet article contient des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal personnalisé. En cas de doute, consultez votre spécialiste en précompte professionnel ou votre comptable.

Dernière mise à jour le 24 octobre 2026 par Stijn Belmans