Kolff-Politik festlegen: Vorlage und 7 Absprachen, die du treffen solltest

Die meisten Organisationen regeln das Kolff erst, wenn der erste Mitarbeiter danach fragt. Das funktioniert meist gut, aber es kostet jedes Mal dieselbe Recherchearbeit — und die Frage wird an jemanden weitergeleitet, der gerade von seinem Urlaub zurück ist und anderes im Kopf hat.

Eine Pumpraumrichtlinie löst das Problem. Sie passt auf ein DIN-A4-Blatt, Sie schreiben sie einmal auf, und sie verändert das Gespräch von „Darf ich das?“ zu „Das haben wir geregelt“. Hier sind die sieben Vereinbarungen, die darin enthalten sein sollten, sowie eine Vorlage, die Sie übernehmen können.

Warum ein DIN-A4-Blatt ausreicht

Eine Kaffeepausenregelung muss kein juristisches Dokument sein. Das Gesetz regelt bereits die Rechte; Ihre Richtlinie regelt die Umsetzung. Was Sie festlegen, ist nicht, was erlaubt ist, sondern wie es bei Ihnen funktioniert: bei wem Sie es melden, wo der Raum ist, wer die Verwaltung übernimmt.

Drei Gründe, warum du es schriftlich festhalten solltest:

• Das spart Zeit. Bei der zweiten und dritten Anfrage musst du nichts mehr recherchieren.
• Es verhindert Willkür. Ohne Politik hängt das Ergebnis davon ab, wer zufällig Vorgesetzte/r ist.
• Es macht es besprechbar. Das ist das Wichtigste. Eine Mitarbeiterin, die im Personalhandbuch liest, dass Stillen regelmäßig möglich ist, muss nicht mehr danach fragen.

Die sieben Vereinbarungen

1. Wer hat Anspruch, und wie lange

Beginnen Sie mit der gesetzlichen Grundlage, kurz und konkret. Diese variiert je nach Land, daher nehmen Sie beide auf, wenn Sie in beiden Ländern aktiv sind.

In Belgien gilt das Recht bis neun Monate nach der Geburt: eine Pause von einer halben Stunde bei einer Arbeitszeit von mindestens 4 Stunden, zwei Pausen bei mindestens 7,5 Stunden. Die Pausen werden von der Krankenkasse vergütet. Siehe Stillpausen in Belgien für die Details.

In den Niederlanden gilt das Recht für die ersten neun Lebensmonate: so oft und so lange wie nötig, bis zu einem Viertel der Arbeitszeit, mit Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber.

Tipp: Füge hinzu, was passiert, wenn die Mitarbeiter:in nach dieser Frist weiterhin kolven möchte. Rechtlich ist das nicht vorgeschrieben; es kostet dich fast nichts, zu betonen, dass der Raum weiterhin zur Verfügung steht. Das ist die Art von Satz, an die sich Menschen später erinnern.

2. Bei wem die Meldung eingeht

Eine:n feste:n Ansprechpartner:in mit Name und E-Mail-Adresse. Nicht «Ihre:n Vorgesetzte:n», denn dann erhalten Sie sieben verschiedene Interpretationen. In den meisten Organisationen ist die Personalabteilung (HR) der logische Ort.

Legen Sie auch den Zeitraum fest. In Belgien beträgt die gesetzliche Vorlaufzeit zwei Monate; Sie dürfen im gegenseitigen Einvernehmen kürzer vereinbaren. Fügen Sie hinzu, dass Sie das in der Praxis tun — das spart ein unangenehmes Gespräch.

3. Wie der Nachweis geregelt wird

Nur relevant in Belgien, wo ein Attest erforderlich ist: von Kind und Gezin oder ONE, von einem Arzt oder einer anerkannten Hebamme. Es muss monatlich neu vorgelegt werden.

Legen Sie fest, wer daran erinnert. Wenn Sie das nicht tun, vergisst jeder es nach dem zweiten Monat, und es entsteht ein administratives Problem, das niemandem nützt. Eine wiederkehrende Terminvereinbarung in der HR ist ausreichend.

4. Wo sich der Raum befindet und wie er genutzt wird

Etage, Raumnummer und wie du erkennst, ob er frei ist. Gib explizit an, dass der Raum nicht für andere Zwecke gebucht werden darf, oder — falls du ihn mit einem Ruhe- oder Stilleraum teilst — dass das Stillen Vorrang hat.

Füge hinzu, was vorhanden ist: Kühlschrank, Waschbecken, Steckdose, Stuhl. Damit weiß jemand, was sie mitbringen muss und was nicht. Was in einen guten Raum gehört, steht in Stillraum einrichten.

5. Wie Pausen zur Arbeitszeit stehen

Die praktische Frage, bei der die meisten Unklarheiten bestehen. Lege fest:

• Ob die Pausen frei eingeplant werden dürfen oder in Absprache mit dem Team.
• Wie es bei Meetings aussieht – darf jemand eine Besprechung verlassen? (Antwort: ja.)
• Was bei Homeoffice-Tagen, Dienstreisen oder externen Terminen passiert.
• Ob die Pausen mit der Mittagspause kombiniert werden dürfen. (Normalerweise unpraktisch, aber manche möchten das.)

6. Privatsphäre und Kommunikation

Zwei Sätze, die viel wert sind: Eine Mitarbeiterin ist nicht verpflichtet, Kolleg:innen zu informieren, dass sie stillt, und der Grund für eine halbstündige Abwesenheit muss nicht erklärt werden.

Kläre außerdem ab, wie die Führungskraft diesbezüglich gegenüber dem Team kommuniziert. Meistens lautet die Antwort: nicht. Änderungen im Dienstplan werden als solche mitgeteilt, ohne Begründung.

7. Hygiene und Verwaltung

• Wer die Reinigung organisiert und mit welcher Häufigkeit (täglich).
• Wer Verbrauchsmaterialien nachfüllt: Seife, Papiertücher, Reinigungstücher.
• Wo die Milch aufbewahrt wird und wer den Kühlschrank reinigt.
• Bei wem man sich meldet, wenn etwas kaputt oder aufgebraucht ist.

Dieser Punkt scheint nebensächlich zu sein, ist es aber nicht. Ein Raum, der nach einem Monat vernachlässigt wird, vermittelt das Gegenteil dessen, was Sie beabsichtigen.

Die Vorlage

Hier ist der Text, den du übernehmen kannst. Ersetze die markierten Felder und streiche, was nicht zutrifft.

Stillzeitregelung [Organisation]
Zuletzt aktualisiert: [Datum] · Ansprechperson: [Name, E-Mail]

1. Dein Recht
Wenn du stillst oder dein Kind stillst, hast du das Recht, deine Arbeit dafür zu unterbrechen. [BELGIEN: Bis neun Monate nach der Geburt deines Kindes: eine Pause von einer halben Stunde bei einer Arbeitstage von mindestens 4 Stunden, zwei Pausen bei mindestens 7,5 Stunden. Die Pausen werden von deiner Krankenkasse vergütet.] [NIEDERLANDE: Während der ersten neun Lebensmonate deines Kindes, so oft und so lange wie nötig, bis zu einem Viertel deiner Arbeitszeit. Dein Gehalt läuft wie gewohnt weiter.] Möchtest du nach dieser Zeit weiterhin den Raum nutzen, ist das möglich — melde dich bitte bei [Ansprechpartner].

2. Wie du es meldest
Schicke eine Nachricht an [Ansprechperson], sobald du es weißt, idealerweise [Frist] im Voraus. Du musst nicht erklären, wie lange du planst zu pumpen oder wie oft.

3. Nachweis [nur Belgien]
Du lieferst ein Attest von Kind und Gezin, deinem Arzt oder deiner Hebamme. Dieses Attest erneuerst du monatlich. [Ansprechpartner] schickt dir hierfür jeden Monat eine Erinnerung.

4. Der Raum
Der Schlägerraum befindet sich auf [Stockwerk, Raum]. Der Raum ist von innen abschließbar und kann nicht für andere Zwecke reserviert werden. Vorhanden: [Kühlschrank, Waschbecken, Stuhl, Arbeitsfläche, Steckdose, …]. Sie müssen lediglich Ihren eigenen Schlägersatz mitbringen.

5. Dein Arbeitstag
Du planst die Pausen selbst zu den Zeiten ein, die für dich passen. Läuft eine Besprechung, darfst du sie verlassen – das muss nicht vorher abgesprochen werden. Arbeitest du von zu Hause oder bist du unterwegs, gelten dieselben Rechte; bei externen Terminen nimmst du vorher Kontakt mit [Ansprechperson] auf, falls du einen geeigneten Ort brauchst.

6. Datenschutz
Sie sind nicht verpflichtet, Ihren Kollegen mitzuteilen, dass Sie kolfen. Ihr Vorgesetzter kommuniziert Änderungen im Dienstplan, ohne Gründe anzugeben.

7. Verwaltung
Der Raum wird täglich gereinigt. Seife und Papiertücher werden durch [funktion] aufgefüllt. Ist etwas kaputt oder fehlt etwas, melden Sie es bei [Ansprechperson oder E-Mail-Adresse].

Was du in der Praxis regeln solltest

Die Politik ist die halbe Miete. Drei Dinge, die Sie gleichzeitig regeln, weil sie ohne einander nicht funktionieren:

1. Integriere es in die Einarbeitung. Nicht nur im Personalhandbuch, das niemand liest, sondern im Dokument, das neue Mitarbeiter:innen in ihrer ersten Woche erhalten. Dann weiß jemand Bescheid, bevor sie es brauchen.
2. Markieren Sie den Raum auf dem Grundriss. Bei den Aufzügen, im Intranet, im Buchungssystem als „nicht buchbar“. Sichtbarkeit ist die kostengünstigste Verbesserung, die es gibt.
3. Informiere deine Vorgesetzten. Ein Absatz in der Teamleiterbesprechung: Das ist da, so funktioniert es, und das wird nicht hinterfragt. Das vermeidet die meisten unangenehmen Situationen.

Was das bringt

Eine Abwesenheitsregelung ist eines der wenigen HR-Dokumente, bei denen die Zielgruppe klein und die Wirkung groß ist. Es geht um eine Handvoll Mitarbeiter pro Jahr, in einer Zeit, in der Organisationen nachweislich Personal verlieren — die Rückkehr nach Urlaub.

Was du mit diesem A4 kaufst, ist, dass die Rückkehr reibungslos verläuft, ohne dass jemand danach fragen muss. Und genau das ist der Unterschied zwischen der Einhaltung des Gesetzes und einem Arbeitgeber zu sein, bei dem Menschen bleiben wollen.

Haben Sie den Raum noch nicht? Dann schauen Sie sich unsere Stillräume fürs Büro an, oder lesen Sie zuerst, ob Sie dazu gesetzlich verpflichtet sind und welche Anforderungen diese erfüllen muss. Möchten Sie breiter betrachten, was Ihre Mitarbeiter:innen benötigen, dann beginnt die Impact-Analyse bei ihnen.

Häufig gestellte Fragen zu einer Stillrichtlinie

Ist eine Pumpraumrichtlinie gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Das Recht auf Stillpausen und die Verpflichtung, einen geeigneten Raum bereitzustellen, sind bereits gesetzlich geregelt; eine Richtlinie ist eine interne Umsetzung davon. Sie ist nicht verpflichtend, aber sie verhindert, dass jede Anfrage erneut recherchiert werden muss und das Ergebnis davon abhängt, wer zufällig Vorgesetzte/r ist.

Was gehört in eine Stillrichtlinie?

Sieben Punkte: worauf Mitarbeiterinnen Anspruch haben, bei wem sie es melden, wie der Nachweis geregelt ist (in Belgien), wo sich der Raum befindet und was darin steht, wie sich die Pausen zur Arbeitszeit verhalten, wie mit Privatsphäre umgegangen wird, und wer den Raum verwaltet und reinigt.

Muss ein Mitarbeiter mitteilen, dass er/sie kolft?

Der Arbeitgeberin meldet sie, dass sie Pausen einlegen möchte – in Belgien ist dafür auch ein Attest erforderlich. Den Kolleg:innen muss sie nichts mitteilen. Nimm das explizit in deine Richtlinie auf und vereinbare, dass Führungskräfte Änderungen im Dienstplan kommunizieren, ohne den Grund zu nennen.

Gilt das Stillrecht auch beim Homeoffice oder Dienstreisen?

Das Recht ist nicht an den Bürostandort gebunden. Beim Homeoffice regelt der Mitarbeiter das selbst; bei externen Terminen oder Dienstreisen ist es sinnvoll, in deiner Richtlinie festzuhalten, an wen er sich wenden kann, um vorher einen geeigneten Ort zu organisieren.

Was tust du, wenn eine Mitarbeiter:in nach neun Monaten weiterhin kolven möchte?

Rechtlich ist das nicht mehr nötig, aber es kostet dich fast nichts, den Raum verfügbar zu halten. Formuliere diesen Satz explizit in deiner Richtlinie – es ist eine der günstigsten Möglichkeiten, zu zeigen, dass du über das Minimum hinausgehst.

Zuletzt aktualisiert am 24. Oktober 2026 von Stijn Belmans