Werkplekvoorzieningen belastingvrij verstrekken: wat mag een werkgever onbelast geven in 2026?

Kort antwoord: een werkgever mag een flink deel van de werkplek belastingvrij verstrekken via drie routes in de werkkostenregeling (WKR): gerichte vrijstellingen (zoals een laptop die nodig is voor het werk, en arbovoorzieningen uit de Arbowet), nihilwaarderingen (zoals een ergonomisch bureau voor de thuiswerkplek) en de vrije ruimte (2% van de eerste € 400.000 loonsom, 1,18% daarboven in 2026). Hieronder lees je precies welke route voor welke voorziening geldt en waar je op moet letten.

Veel werkgevers laten onbedoeld geld liggen – of lopen juist een naheffing op omdat ze de werkkostenregeling niet goed toepassen op werkplekvoorzieningen. Dit artikel zet de drie categorieën op een rij: wat is altijd onbelast, wat telt mee voor de vrije ruimte, en wat moet je zelf per geval beoordelen.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling is het fiscale kader waarbinnen werkgevers vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers onbelast – of tegen een gunstig tarief – kunnen geven. De WKR kent drie categorieën:

1. Gerichte vrijstellingen – altijd onbelast, tellen niet mee voor de vrije ruimte. Denk aan een laptop die noodzakelijk is voor het werk, een reiskostenvergoeding, of maatregelen die rechtstreeks voortkomen uit de Arbowet (arbovoorzieningen).
2. Nihilwaarderingen – de Belastingdienst waardeert deze zaken op € 0, waardoor ze feitelijk onbelast blijven. Voorbeelden rond de werkplek: een ergonomisch bureau voor de thuiswerkplek, koffie en thee op kantoor, werkkleding en veiligheidsschoenen.
3. Vrije ruimte – een percentage van de totale fiscale loonsom dat je naar eigen inzicht onbelast mag besteden aan zaken die niet onder de eerste twee categorieën vallen (denk aan een gezondheidscheck, coaching of een personeelsfeest).

Valt iets niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering, dan kun je het via de vrije ruimte vergoeden – zolang je daarmee onder het plafond blijft.

Hoe groot is de vrije ruimte in 2026?

Voor 2026 geldt hetzelfde percentage als in 2025:

• 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom;
• 1,18% over het deel van de loonsom daarboven.

Besteed je meer dan de vrije ruimte toelaat, dan betaal je over het overschrijdende bedrag 80% eindheffing. Dat tikt flink aan, dus is het verstandig om vooraf te berekenen hoeveel ruimte je per jaar hebt en welke werkplekvoorzieningen je daarbinnen wilt onderbrengen.

Het noodzakelijkheidscriterium: wanneer mag een laptop of telefoon belastingvrij?

Voor gereedschappen en ICT-middelen (laptops, telefoons, tablets, desktops) geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Dit houdt in dat jij als werkgever zelf beoordeelt of een voorziening noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie. Is dat het geval, dan mag je deze onbelast verstrekken – ook als de werknemer het apparaat ook privé gebruikt. Dat privévoordeel telt dan niet mee als loon.

Om aan het noodzakelijkheidscriterium te voldoen, moet aan drie voorwaarden zijn voldaan:

1. De voorziening is nodig voor de functie. Leg dit vast, bijvoorbeeld door de functie te benoemen in de overeenkomst waarmee je het apparaat verstrekt.
2. De werkgever betaalt de kosten. Je mag de kosten niet doorberekenen aan de werknemer, behalve een eigen bijdrage als iemand bewust voor een duurder merk of model kiest dan voor de functie nodig is.
3. Het apparaat blijft eigendom van de zaak. Bij uitdiensttreding of functiewijziging levert de werknemer het apparaat in, of betaalt de restwaarde.

Let op: bij twijfel over de noodzaak ligt de bewijslast in de praktijk bij de Belastingdienst, maar een duidelijk onderbouwd beleid (welke functies welke apparatuur nodig hebben, en waarom) voorkomt discussie bij een controle.

Arbovoorzieningen: vaak vergeten, maar volledig vrijgesteld

Voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit verplichtingen onder de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) vallen onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen – en tellen dus niet mee voor de vrije ruimte. Een bekend voorbeeld is het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO), dat de Arbowet werkgevers verplicht aan te bieden. Maatregelen die gezondheids- en veiligheidsrisico’s op de werkplek bestrijden – zoals een verplichte ergonomische beoordeling van een beeldschermwerkplek – kunnen eveneens onder deze vrijstelling vallen.

Dit is voor veel werkgevers een onderbenutte route: waar een ergonomisch bureau als nihilwaardering al vrij eenvoudig te regelen is, wordt de arbovoorziening-route voor bijvoorbeeld een werkplekonderzoek of een aangepaste bureaustoel op medisch advies vaak over het hoofd gezien.

Thuiswerkplek: wat valt waaronder?

Voor de thuiswerkplek is het beeld gemengd, en dat maakt het juist foutgevoelig:

• Een ergonomisch bureau voor de thuiswerkplek is door de Belastingdienst expliciet aangewezen als nihilwaardering.
• ICT-apparatuur (laptop, beeldscherm, toetsenbord) kan via het noodzakelijkheidscriterium onbelast, mits aan de drie voorwaarden hierboven is voldaan.
• De thuiswerkvergoeding (een vast bedrag per thuiswerkdag voor kosten als water, elektriciteit en verwarming) is een aparte, gerichte vrijstelling met een eigen maximumbedrag – in 2026 verhoogd naar € 2,45 per dag. Je kunt per dag een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding geven, niet beide. Lees meer hierover in ons artikel over thuiswerkvergoeding en fiscale regels 2026.
• Overige inrichting (een goede bureaustoel, verlichting, een voetensteun) valt vaak onder nihilwaardering of de vrije ruimte, afhankelijk van hoe de voorziening wordt verstrekt (in eigendom, in bruikleen, of als vergoeding). Onze complete thuiswerkplek-checklist loopt alle onderdelen van een ergonomische thuiswerkplek langs.

Praktisch: zo voorkom je discussie bij een controle

• Leg per voorziening vast onder welke categorie (gerichte vrijstelling, nihilwaardering of vrije ruimte) je deze verstrekt, en waarom.
• Koppel ICT-verstrekkingen aan de functie in de overeenkomst of het beleid, zodat de noodzaak aantoonbaar is.
• Houd de vrije ruimte-administratie actueel, zodat je tijdig ziet of je richting de 80%-eindheffing beweegt.
• Benut de arbovoorziening-route voor verplichte ergonomische maatregelen (zoals een werkplekonderzoek) – dit telt niet mee voor de vrije ruimte. Wil je weten of jouw kantoor op dit vlak aan de verplichtingen voldoet? Vraag een gratis scan welzijn op de werkvloer aan.
• Vraag bij twijfel advies aan je loonheffingspecialist of accountant – dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies op maat.

Offyce denkt graag mee over de praktische (en vaak fiscaal gunstige) inrichting van werkplekken, van zit-sta-bureaus tot complete akoestische oplossingen. Bekijk onze diensten voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De WKR is het fiscale kader waarmee werkgevers vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast kunnen geven, via gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en een vrije ruimte over de loonsom.

Wat is het noodzakelijkheidscriterium?
Dit criterium houdt in dat de werkgever zelf beoordeelt of een voorziening (zoals een laptop of telefoon) noodzakelijk is voor de functie. Is dat zo, dan mag deze onbelast worden verstrekt, mits de werkgever de kosten betaalt en het apparaat eigendom van de zaak blijft.

Mag ik een laptop belastingvrij aan een werknemer geven?
Ja, als de laptop noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, jij als werkgever de kosten draagt en de laptop eigendom van de zaak blijft. Dit valt onder het noodzakelijkheidscriterium binnen de gerichte vrijstellingen.

Vallen arbovoorzieningen onder de vrije ruimte?
Nee. Voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit de Arbowet, zoals een verplicht Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) of een verplichte ergonomische beoordeling, vallen onder een gerichte vrijstelling en tellen niet mee voor de vrije ruimte.

Hoe groot is de vrije ruimte in 2026?
2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven – gelijk aan 2025.

Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing. Een goede administratie per categorie voorkomt dat je hiervan wordt verrast.

Bronnen

• Grant Thornton, Vrijstellingen WKR: wijzigingen per 1 januari 2026
• MKB Servicedesk, Zo werkt de werkkostenregeling (WKR) in 2026
• Ondernemen met Personeel, Telefoon van de zaak voor werknemers, hoe zit dat?

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies op maat. Raadpleeg bij twijfel je loonheffingspecialist of accountant.

Laatst bijgewerkt op 24 oktober 2026 door Stijn Belmans